所属宛または自宅宛を一括して印刷 (名簿印刷、宛名書き) するには?

複数のレコードを一括して印刷したい

Q. 質問

PowerAddress の名簿印刷や宛名書きについての質問です。所属宛または自宅宛を一括して印刷するにはどうしたらいいですか?

A. 回答

印刷したいレコードを検索機能などで抽出してから印刷します。
おおよその手順は以下のとおりです。

  1. 印刷したいレコードを検索機能などで抽出
  2. プレビューを確認
  3. 対象レコードを印刷

PowerAddress では、検索機能などで抽出した複数のレコードを「対象レコード」と呼んでいます。処理対象レコードの集まりと言ってもいいでしょう。対象レコードに対し、ソート(並べかえ)、削除、インポートによる置き換え及び更新、エクスポート、印刷など、必要な処理を一括して行うことができます。対象レコードは、必要に応じて自由に編成することができます。

それでは順を追って操作方法を説明します。以下は、所属宛のレコードを印刷する操作例です。自宅宛の場合も同様の手順で印刷します。

1、印刷したいレコードを検索機能などで抽出

全てのレコードから、印刷に必要な所属住所宛のレコードを抽出します。例えば、カード検索で所属住所の都道府県のフィールドを * で検索してみてください。都道府県が入力済みのレコードがすべて抽出されます。

住所録をカテゴリカスタムメモで分類している場合は、それらのフィールドを任意の値で検索すればいいでしょう。不要なレコードがある場合は、対象を絞り込んで検索したり、[対象外…] ボタンをクリックして除外することもできます。

2、プレビューを確認

お好みの印刷レイアウトを表示し、印刷のプレビューを確認します。印刷のプレビューは、印刷画面にある用紙アイコンをクリックすると表示されます。プレビューを見ながらデータを修正することもできます。

3、対象レコードを印刷

リスト、カード、はがき、封筒の場合

用紙設定を行った後、[印刷…] ボタンをクリックして必要なレコードを印刷します。対象レコードを一括して印刷する場合は、印刷の対象が「対象レコード」になっていることを確認してください。

また、印刷ダイアログ中に印刷範囲(ページ)を指定する箇所があります。対象レコードを一括して印刷する場合は、この値が「すべて」になっていることを確認してください。もちろん、ページを分けて印刷することも可能です。必要に応じて適切な印刷範囲(ページ)を設定してください。

ラベルの場合

用紙設定を行った後、[印刷…] ボタンをクリックすると、ラベルの開始位置を指定する画面が表示されます。ラベル印刷の場合は、この画面で印刷対象のレコードを選択します。対象レコードを一括して印刷する場合は、印刷の対象が「対象レコード」になっていることを確認し、ラベルの印刷開始位置をクリックします。

ラベルの印刷開始位置をクリックすると、通常の印刷ダイアログが表示されます。ラベル印刷の場合は常に、印刷の対象を「対象レコード」、印刷範囲(ページ)を「すべて」にして印刷します。ここでの設定は、前画面の設定に関係ありません。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 4.x

参考資料

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