エクセルの住所録名簿をインポートするには?

エクセルファイルのインポート方法

Q. 質問

PowerAddress のインポート機能についての質問です。エクセルの住所録名簿をデータベース化したいと思い PA を試用しています。エクセルのファイルをインポートしようとすると、「フィールドデータのインポート順」にインポート元の会社名、住所、名前などのフィールドが表示されません。シートの1行目のセルに入力した文字列(顧客名簿-東京 など)だけが表示されます。

A. 回答

インポートの際に表示される「フィールドデータのインポート順」を再度ご確認ください。左側はエクセルファイルのフィールド名、右側が PA のフィールド名が表示されます。この左側のフィールド一覧に、先の例の「顧客名簿-東京」しか表示されていないのですね。

お客様のエクセルのシートは、以下のようになっていませんか?

A B C
1 顧客名簿-東京
2
3 姓名 郵便番号 住所
4 鈴木 一郎 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-1
5 田中 二郎 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-2
6 山田 花子 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-3

インポートの際に「顧客名簿-東京」しか表示されないということですが、それは1行目、即ち1レコード目のデータだからです。シートの1行は1レコードにあたります。このような場合は、シートの行数を進めてフィールド名のある行(レコード)を確認します。操作は簡単です。インポートの際の「フィールドデータのインポート順」の画面の左中央にある [>>] ボタンをクリックしてみてください。

以下は、インポートの際に表示される「フィールドデータのインポート順」ダイアログです。クリックすると拡大します。

フィールドデータのインポート順ダイアログ

フィールドデータのインポート順ダイアログ

[>>] ボタンをクリックするとシートの行(レコード)が変わります。この例では、2行目は空欄なので、3行目を表示したときに姓名、郵便番号、住所などが表示されるはずです。あとはエクセルのフィールドと PA のフィールドの位置合わせを行いインポートします。インポート後は、1〜3行目分の不要なレコードは削除するとよいでしょう。

お気付きかもしれませんが、あらかじめ1行目と2行目を削除し、先頭行をフィールド名にしてからインポートする方法もあります。この場合は、最初からエクセルのフィールドが表示されますので、迷う必要はないですね。さらに、「フィールドデータのインポート順」の画面下にある「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」をチェックすると、住所録のレコードのみをインポートすることができます。

参考)インポートとインポート後の修正を簡単に行うには

多くの場合、お客様のエクセルでのフィールドと PA のフィールドは完全には一致しないと思います。このページの例も、姓名や住所が一つのセルで管理され、文字列が連結した状態になっています。このような場合は、一旦、似たような用途のフィールドにインポートしておくとよいでしょう。

「鈴木 一郎」などと連結した姓名は、一旦、PA の姓のフィールドにインポートします。インポート後、PA のスクリプトメニューから「姓名を分割…」を開き、対象レコードを一括して処理すれば、すべてのレコードの姓名を分割することができます。

上の例にはありませんが「1970/5/1」や「5/1/1970」などと連結した誕生日は、一旦、PA の誕生年月日の何れかのフィールドにインポートします。姓名の分割と同じように、PA のスクリプトメニューの「誕生年月日を分割…」を使って分割することができます。

Mac OS X であれば、PA のスクリプトメニューの「ふりがなの自動生成…」を使って、姓名や所属名(会社名)のふりがなを自動生成することもできます。

「東京都新宿区西新宿2-8-1」などと連結した住所は、都道府県か番地のフィールドにインポートしておくとよいでしょう。インポート後に、郵便番号データベースを使って住所を修正したい場合は、一旦、番地のフィールドにインポートすることをおすすめします。インポート後、カードの住所欄にある「〒」をクリックし、都道府県から町域までを自動入力すると便利です。あとは、番地のフィールドに退避しておいた住所から、番地と建物名を編集します。

PA の住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等の6つに分かれています。分割して入力しなくても、住所録の管理や宛名印刷は可能です。必ずしも6つの分割を強要するものではありませんが、分割して管理しておけば、宛名の住所がより美しいレイアウトになるほか、数種類の住所データが自動生成され、住所データの再利用やフォーマット変換が容易になります。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 4.x

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