更新日

姓と名を分割する方法

Q. 質問

PowerAddress のインポート機能についての質問です。現在使っている年賀状ソフトは、姓名の欄が一つしかありません。CSV 形式で書き出すと、姓と名が一つのまとまり(エクセルで言うと”一つのセル”)になります。

PA は、姓と名が分かれていますが、移行した際はすべての姓名を修正しなければならないですか?

A. 回答

手動で修正する必要はありません。姓と名の間に全角スペースか半角スペースかがあれば、インポートしたデータを簡単に分割することができます。レコード毎に分割することも、複数のレコードを一括して分割することも可能です。

以下は、インポートの際に表示される「フィールドデータのインポート順」ダイアログの例です。今回のような場合は、一旦、 PA の「姓」のフィールドに姓名をインポートします。姓名のふりがながある場合は、PA の「姓_ふりがな」のフィールドに姓名のふりがなをインポートします。PA の「名」と「名_ふりがな」のフィールドは空(インポートしない状態)にしておきます。

インポート元のフィールド インポート先のフィールド
山田 太郎
やまだ たろう 姓_ふりがな
 
  名_ふりがな

右側の PA のフィールドは、ドラッグして移動することができます。フィールド間の記号「→」はインポートする、「-」はインポートしないことを表しています。この記号はクリックすると切り替わります。

インポートが終了したら、PA のスクリプトメニューから「姓名を分割…」を開きます。以下の例は Mac 版ですが、Windows 版でも同じメニューです。クリックすると拡大します。

姓名を分割…

「姓名を分割…」を開いて「対象レコード」を選択すると、インポートしたすべてのレコードが分割処理の対象となります。分割の必要がないレコードまたは、分割できないレコードはスキップされます。以下の例では、10100件のうち 100件のレコードが分割処理の対象となります。クリックすると拡大します。

対象レコードの姓名を分割

上記の画面で「このレコード」を選択すると、現在のレコードのみが処理対象となります。試しに1レコード分だけを処理したい場合は、分割前にカード画面を表示しておくとわかりやすいでしょう。

この他、姓と名の欄の間にある「隠しボタン」を使って素早く分割する方法もあります。この方法は、インポートのような大量のデータ入力ではなく、テキストファイルやメール本文などからデータをコピー&ペーストする場合に便利です。この場合も、インポートのときと同様に、一旦、姓か名の欄に連結した姓名をペーストします。

ボタン操作による姓名の分割 (1)

次に、姓と名の欄の間にある隠しボタンをクリックします。

ボタン操作による姓名の分割 (2)

姓と名の間に全角スペースか半角スペースがあれば、姓名とふりがなを素早く分割することができます。

ボタン操作による姓名の分割 (3)

姓名を分割したからと言って、後々面倒になることは全くありません。表示名(上の図で言うと”山田 太郎”の背景が青い部分)をクリックすれば、連結した姓名が簡単にコピーできます。

姓名を PA のフィールドに沿って管理する最大の利点は、以下の関連データが自動的に生成される点です。姓と名のフィールドを加えると、姓名だけで実に12種類ものデータを労せずして管理できます。

フィールド名 データ例
表示名 山田 太郎
表示名_ふりがな やまだ たろう
表示名_フリガナ ヤマダ タロウ
表示名_フリガナ_半角 ヤマダ タロウ
姓_ふりがな やまだ
名_ふりがな たろう
姓_フリガナ ヤマダ
名_フリガナ タロウ
姓_フリガナ_半角 ヤマダ
名_フリガナ_半角 タロウ

これらのデータは様々なファイル形式でエクスポートすることができます。他の住所録ソフト、名簿管理ソフト、顧客管理ソフト、宛名書きソフト、その他のデータベースなど、姓名のフォーマットが異なるソフトにデータを渡す場合に大変便利です。PowerAddress なら、新たな手間やコストをかけずに、姓名データの再利用やフォーマット変換が簡単に行えます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 4.x

関連ページ