Q. 質問
PowerAddress（以下 PA）のインポート機能についての質問です。
OS 付属のアドレス帳、住所録ソフトや年賀状ソフトの住所録、エクセルで作った名簿などを PA で一元管理しようと思っています。インポートしたいファイルは、CSV（*.csv）や Excel（*.xls）ファイルです。できるだけ簡単にインポートする方法を教えてください。項目（フィールド）の位置合わせを簡単に行う方法はありますか？
A. 回答
住所録ソフトや表計算ソフトでエクスポートしたファイル（CSV、Excel など）を、異なる住所録ソフトにインポートする場合は、互いの項目の位置合わせを行う必要があります。
例えば、インポート元のファイルの「自宅の都道府県」を PA の「自宅_都道府県」にインポートするなど、互いの項目を関連付ける操作が必要です。PA では、ファイル内の項目のことを「フィールド」、項目の位置合わせのことを「フィールドの照合」と呼んでいます。具体的な説明に入る前に以下のページもご覧ください。
PA には、フィールドをドラッグして手動で照合するほかに、同じ名称のフィールドを自動で照合する機能があります。この機能を使えば、フィールドの位置合わせは簡単です。あらかじめインポート予定のファイルのフィールド名を、PA 4.x に合わせて変更しておけばよいということになります。このページでは、その編集方法とインポート方法を説明します。
なお、Outlook Express や Yahoo!アドレスブックの CSV ファイルには、専用のインポートボタンを用意しています。それぞれに対応した専用ボタンを使う場合は、ファイルを編集しなくてもフィールドの照合を自動で行うことができます。
CSV やエクセルのファイルを編集
CSV やエクセルのファイルを簡単にインポートするための準備です。すべてのフィールド名を変更すれば、インポート時の照合を完全に自動化することができます。互いのフィールドの用途が完全に一致しない場合は、似たような用途のフィールド名に変更しておくとよいでしょう。主なフィールドやインポートに必要なフィールドだけを変更し、残りを手動で照合したりインポートから除外するという方法もあります。一般的な編集手順は以下のとおりです。
1. バックアップ
作業の前にバックアップをとっておくことをおすすめします。
2. CSV やエクセルのファイルを開く
インポートしたい CSV やエクセルのファイルを、テキストエディタや表計算ソフトを使って開きます。項目が多い場合は、表計算ソフトを使って編集した方がよいでしょう。
以下は、住所録ファイルを表計算ソフトを使って開いた例です。この例では、1行目にフィールド名（項目名）が記載されています。2行目以降が実際の住所録データです。先頭行にリストのタイトルや空白行がある場合は、それらの行を削除しておいた方がよいでしょう。
| A | B | C | D | |
| 1 | 姓名 | 郵便番号 | 都道府県 | 市区町村番地 |
| 2 | 鈴木 一郎 | 163-8001 | 東京都 | 新宿区西新宿2-8-1 |
| 3 | 田中 二郎 | 163-8001 | 東京都 | 新宿区西新宿2-8-2 |
| 4 | 山田 花子 | 163-8001 | 東京都 | 新宿区西新宿2-8-3 |
以下参考まで。
| 参考）無料で使える統合オフィスソフト
表計算ソフトは、Excel などの市販ソフトのほかに、OpenOffice.org のような無料で使えるソフトもあります。Win 版と Mac 版がありますので、表計算ソフトをお持ちでない方はダウンロードしてお試しください。 以下は OpenOffice.org 3.1.1 Mac の表計算画面です。Mac で Shift JIS の CSV ファイルを開く場合は、テキストのインポート画面の文字列を「Unicode (UTF-8)」から「日本語 (Shift_JIS)」に変更します。Windows 版の場合は、デフォルトの「日本語 (Windows-932)」か「日本語 (Shift_JIS)」にします。  OpenOffice.org 3.1.1 の表計算画面（クリックで拡大） |
3. フィールド名を変更
PA 4.x のフィールド名は、「ヘルプ> 入力及び編集可能なフィールド」か「PA 4.x 入力可能なフィールド一覧」を参照してください。項目が少ない場合は、前者のページからコピー＆ペーストするとよいでしょう。項目が多い場合は、後者のページから一覧ファイルをダウンロードしてご利用ください。ファイルの形式は、CSV、TSV、Excel、OpenOffice、FileMaker Pro の5種類をご用意しております。使いやすいように、あらかじめ全てのフィールド名を記載しています。必要なフィールド名をコピー＆ペーストしてもいいですし、これらのファイルに住所録ファイルのデータをコピー＆ペーストしてもよいでしょう。
以下はフィールド名を変更した例です。1行目のフィールド名（項目名）が PA 4.x のフィールド名になっています。
| A | B | C | D | |
| 1 | 姓 | 自宅_郵便番号 | 自宅_都道府県 | 自宅_番地 |
| 2 | 鈴木 一郎 | 163-8001 | 東京都 | 新宿区西新宿2-8-1 |
| 3 | 田中 二郎 | 163-8001 | 東京都 | 新宿区西新宿2-8-2 |
| 4 | 山田 花子 | 163-8001 | 東京都 | 新宿区西新宿2-8-3 |
上の例のように姓名が一つのセル（一つの区切り）になっている場合は、そのフィールド名を「姓」にしておきます。同様に連結したふりがながある場合は、そのフィールド名を「姓_ふりがな」にしておきます。表計算ソフトであらかじめ分割しても構いませんが、インポートした後に自動で分割することが できますので、無理して分割する必要はありません。Mac OS X であれば、ふりがなを自動生成することもできます。
上の例にはありませんが、誕生日が「1970/5/1」や「5/1/1970」などと連結した状態になっている場合は、そのフィールド名を「誕生年」にしておきます。これも姓名と同様、インポートした後に自動で分割することができます。
PA の住所欄は６つに分かれています。分割しなくても住所管理や宛名印刷は可能ですが、分割しておけば宛名がより美しくなるほか、住所データの再利用やフォーマット変換が容易になります。住所を分割する利点については「自動生成されるフィールドについて（住所関連）」をご覧ください。
インポート後に住所を分割したい場合は、郵便番号データベースを使うのが便利で簡単です。インポート前のフィールド名の変更は、郵便番号を「所属_郵便番号」か「自宅_郵便番号」に、番地以降の住所を「所属_番地」か「自宅_番地」にしておくとよいでしょう。郵便番号データベースを使えば、都道府県から町域までを簡単に入力することができます。上の例のように、番地以降の住所を「自宅_番地」に退避しておけば、そのデータをもとに、残りの番地と建物名を編集することができます。
インポートの手順
編集したファイルを、標準タイプのインポートボタンを使ってインポートします。インポートの手順は以下のとおりです。
1. ファイルを開く
PA のインポート画面を開き、標準タイプの [インポート...] ボタンをクリックします。
Mac 版 インポート画面（クリックで拡大）
「ファイルを開く」ダイアログが表示されますので、編集済みのファイルを指定して開きます。ファイルの種類（Mac 版ではファイルタイプ）を「すべて」にすると、すべてのファイルが表示されます。CSV ファイルだけを表示したい場合は「コンマ区切り (CSV)」にします。
Win 版 ファイルを開く（クリックで拡大）
2. フィールドの照合
「フィールドデータのインポート順」ダイアログの左下にある「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」をチェックします。この状態で画面右中にある配置順を「照合名順」にすると、インポート元のフィールドとインポート先のフィールドが自動的に照合されます。
Win版 フィールドデータのインポート順（クリックで拡大）
3. インポートを実行
フィールド順を確認し、画面右下の [インポート] ボタンをクリックします。
参考）インポート後の修正
他ソフトから住所録データを移行した場合は、必要に応じてインポート後のデータを修正するとよいでしょう。詳しくは以下のページをご覧ください。
この質問と回答に該当する製品
この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。
- PowerAddress 4.x
スクリーンショットを追加しました。
v4.x ヘルプ、FAQ へのリンクを追加しました。