CSV やエクセルの住所録を簡単にインポートするには?

インポート時の項目合わせを簡単に

Q. 質問

PowerAddress のインポート機能についての質問です。OS 付属のアドレス帳、住所録ソフトや年賀状ソフトの住所録、エクセルで作った名簿などを PA で一元管理しようと思っています。インポートしたいファイルは、CSV や Excel ファイルです。できるだけ簡単にインポートする方法を教えてください。項目(フィールド)の位置合わせを簡単に行う方法はありますか?

A. 回答

住所録ソフトや表計算ソフトでエクスポートしたファイル(CSV、Excel など)を、異なる住所録ソフトにインポートする場合は、互いの項目の位置合わせを行う必要があります。

例えば、インポート元のファイルの「自宅の都道府県」を PA の「自宅_都道府県」にインポートするなど、互いの項目を関連付ける操作が必要です。PA では、ファイル内の項目のことを「フィールド」、項目の位置合わせのことを「フィールドの照合」と呼んでいます。PA の用語については以下のページをご覧ください。

PA には、フィールドを手動で照合するほかに、同じ名称のフィールドを自動で照合する機能があります。この機能を使えばフィールドの位置合わせは簡単です。インポート元のファイルのフィールド名を、PA 4.x に合わせて変更するだけです。フィールドの順序は問いません。

なお、Outlook Express や Yahoo!アドレスブックの CSV ファイルには、専用のインポートボタンを用意しています。それぞれに対応した専用ボタンを使う場合は、ファイルを編集しなくてもフィールドの照合を自動で行うことができます。

CSV やエクセルのファイルを簡単にインポートする方法

すべてのフィールド名を変更すれば、インポート時の照合を完全に自動化することができます。主なフィールドだけを変更し、残りを手動で照合したり、インポートから除外するという方法もあります。一般的な手順は以下のとおりです。作業の前にバックアップをとっておくことをおすすめします。

1. CSV やエクセルのファイルを開く

インポートしたい CSV やエクセルのファイルを、テキストエディタや表計算ソフトを使って開きます。項目が多い場合は、表計算ソフトを使って編集した方がよいでしょう。

以下は、住所録ファイルを表計算ソフトを使って開いた例です。この例では、1行目にフィールド名(項目名)が記載されています。2行目以降が実際の住所録データです。先頭行にリストのタイトルや空白行がある場合は、それらの行を削除しておいた方がよいでしょう。

  A B C D
1 姓名 郵便番号 都道府県 市区町村番地
2 鈴木 一郎 163-8001 東京都 新宿区西新宿2-8-1
3 田中 二郎 163-8001 東京都 新宿区西新宿2-8-2
4 山田 花子 163-8001 東京都 新宿区西新宿2-8-3

2. フィールド名を変更

インポート元のファイルのフィールド名を PA 4.x のフィールド名に変更します。PA 4.x のフィールド名は、「PA 4.x 入力可能なフィールド一覧」を参照してください。

項目が少ない場合は、フィールド名をコピー&ペーストするとよいでしょう。項目が多い場合は、PA 4.x のフィールド一覧ファイルをダウンロードしてご利用ください。ファイルの形式は、CSV、TSV、Excel、OpenOffice、FileMaker Pro の5種類をご用意しております。必要なフィールド名をコピー&ペーストしてもいいですし、これらのファイルに住所録ファイルのデータをコピー&ペーストしてもよいでしょう。

以下はフィールド名を変更した例です。1行目が PA 4.x のフィールド名になっています。

  A B C D
1 自宅_郵便番号 自宅_都道府県 自宅_番地
2 鈴木 一郎 163-8001 東京都 新宿区西新宿2-8-1
3 田中 二郎 163-8001 東京都 新宿区西新宿2-8-2
4 山田 花子 163-8001 東京都 新宿区西新宿2-8-3

上の例のように姓名が一つのセル(一つの区切り)になっている場合は、そのフィールド名を「姓」にしておきます。同様に連結したふりがながある場合は、そのフィールド名を「姓_ふりがな」にしておきます。表計算ソフトであらかじめ分割しても構いませんが、インポートした後に自動で分割することが できますので、無理して分割する必要はありません。Mac OS X であれば、ふりがなを自動生成することもできます。

上の例にはありませんが、誕生日が「1970/5/1」や「5/1/1970」などと連結した状態になっている場合は、そのフィールド名を「誕生年」にしておきます。これも姓名と同様、インポートした後に自動で分割することができます。

PA の住所欄は6つに分かれています。分割しなくても住所管理や宛名印刷は可能ですが、分割しておけば宛名がより美しくなるほか、住所データの再利用やフォーマット変換が容易になります。

インポート後に住所を分割したい場合は、郵便番号データベースを使うのが便利で簡単です。インポート前のフィールド名の変更は、郵便番号を「所属_郵便番号」か「自宅_郵便番号」に、番地以降の住所を「所属_番地」か「自宅_番地」にしておくとよいでしょう。郵便番号データベースを使えば、都道府県から町域までを簡単に入力することができます。上の例のように、番地以降の住所を「自宅_番地」に退避しておけば、そのデータをもとに、残りの番地と建物名を編集することができます。

3. インポートするファイルを指定

PA のインポート画面を開き、標準タイプの [インポート…] ボタンをクリックします。

インポート

Mac 版 インポート画面(クリックで拡大)

「ファイルを開く」ダイアログが表示されますので、編集済みのファイルを指定して開きます。ファイルの種類(Mac 版ではファイルタイプ)を「すべて」にすると、すべてのファイルが表示されます。CSV ファイルだけを表示したい場合は「コンマ区切り (CSV)」にします。

ファイルを開く

Win 版 ファイルを開く(クリックで拡大)

4. フィールドの照合

「フィールドデータのインポート順」ダイアログの左下にある「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」をチェックします。この状態で画面右中にある配置順を「照合名順」にすると、インポート元のフィールドとインポート先のフィールドが自動的に照合されます。

フィールドデータのインポート順ダイアログ

Win版 フィールドデータのインポート順(クリックで拡大)

5. インポートを実行

フィールド順を確認し、画面右下の [インポート] ボタンをクリックします。

6. インポート後の修正

他ソフトから住所録データを移行した場合は、必要に応じてインポート後のデータを修正するとよいでしょう。詳しくは以下のページをご覧ください。

参考資料

表計算ソフトは、Excel などの市販ソフトのほかに、OpenOffice.org のような無料で使えるソフトもあります。Win 版と Mac 版がありますので、表計算ソフトをお持ちでない方はダウンロードしてお試しください。

以下は OpenOffice.org 3.1.1 Mac の表計算画面です。Mac で Shift JIS の CSV ファイルを開く場合は、テキストのインポート画面の文字列を「Unicode (UTF-8)」から「日本語 (Shift_JIS)」に変更します。Windows 版の場合は、デフォルトの「日本語 (Windows-932)」か「日本語 (Shift_JIS)」にします。

OpenOffice.org

OpenOffice.org 3.1.1 の表計算画面(クリックで拡大)

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FileMaker で起動または共有する場合は FileMaker 版を、単体で起動する場合やはじめての方はアプリ版をお試しください。

ファイル 概要 サイズ 形式
PowerAddress FM 4.9 FileMaker 版 31 MB zip
PowerAddress FM 4.9 FileMaker 版 38 MB dmg
PowerAddress RT 4.9 for Win Windows アプリ版 59 MB zip
PowerAddress RT 4.9 for Mac Mac アプリ版 81 MB dmg

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 4.x

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