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所属宛てと自宅宛ての印刷

Q. 質問

はがきに印刷したいレコードを検索で抽出しました。この対象レコードには、所属宛てと自宅宛ての両方を印刷したいレコード、所属宛てのみ印刷したいレコード、自宅宛てのみ印刷したいレコードなどが混在しています。これらをまとめて印刷するにはどうしたらいいですか?

A. 回答

まず所属宛ての印刷レコードを検索し、所属宛てを一括して印刷します。次に自宅宛ての印刷レコードを検索し、自宅宛てを一括して印刷します。このように、印刷するレイアウトが所属宛てと自宅宛てに分かれている場合は、少なくとも2回の印刷操作が必要です。それぞれを一括して印刷する方法は以下のページを参考にしてください。

所属宛てと自宅宛ての分類方法や検索方法はいろいろあります。簡単で手軽な方法は、リスト画面を使って不要なレコードを除外していく方法です。より詳しく抽出したい場合は、カード検索を使って任意のフィールドを検索するとよいでしょう。以下参考まで。

リスト画面を使って印刷レコードを抽出する方法

簡単で手軽な方法は、リスト画面でレコードを並び替えながら、不要なレコードを除外していく方法です。例えば、リストの所属住所の画面で「所属住所」の列タイトルをクリックしてください。所属住所が都道府県順(北から南)に並びます。

不要なレコードがある場合は、そのレコードを選択して除外していきます。レコードを選択するには、除外したいレコードの行をクリックします。表示名をクリックするとカード画面に切り替わるので、所属住所の部分をクリックするとよいでしょう。画面右側の「番号」の数字は、現在選択中のレコードが、対象レコードの何番目かを示しています。

レコードを選択したら、[対象外…] ボタンをクリックして、対象レコードから除外します。クリックしたレコード以降をまとめて除外することもできます。

カード検索を使って印刷レコードを抽出する方法

印刷したいレコードから所属宛てまたは自宅宛てのレコードを抽出します。例えば、所属住所の都道府県のフィールドを * で検索してみてください。所属住所の都道府県が入力済みのレコードがすべて抽出されます。不要なレコードがある場合は、前出の例のように除外していきます。

より詳しく抽出する方法は、レコード毎に”しるし”を付けておき、印刷前にその”しるし”を検索する方法です。例えば、任意のメモ欄を使って、所属宛ては「◎」、自宅宛は「○」などにしたり、カテゴリの欄を「法人」、「個人」などにしておきます。後は”しるし”の付いたフィールドを検索するだけです。

検索はカード検索がよいでしょう。しるしを付けた任意のメモ欄を「◎」や「○」で検索します。もちろん、検索条件の追加、絞り込み、拡大、より複雑な OR 検索、AND 検索なども可能です。データベースならではの柔軟な検索機能をぜひお試しください。以下は関連する FAQ(よくある質問と答え)です。

1 コメント

  1. PA は、ウインドウを複数表示して、ウインドウ毎に検索、一覧表示、ソート、印刷などを行うことができます。新しいウインドウを開くには、[ウインドウ] メニューから [新規ウインドウ] を選択します。

    この例の場合は、所属宛用、自宅宛用にそれぞれウインドウを用意し、宛名印刷したいレコードの検索、一覧表示、ソート、対象レコードの一括印刷などを行うと便利です。

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