対象レコードの全てのアドレス宛てに1つのメールを作成/送信

対象レコードの指定したメールアドレス宛てすべてに、1つの電子メールを作成し送信する方法です。

電子メールの作成と送信方法

手順1. レコードを選択

検索機能などを使って送信先のレコードを抽出します。例えば、複数のレコードの全ての自宅宛てにメールを作成/送信したい場合は、カード検索画面で自宅の Mail を * で検索します。「リスト> Tel, Mail」を表示し、自宅の [Mail] がすべて入力済みになっている(Mail の文字が青)ことを確認するとよいでしょう。不要なレコードがあれば [対象外…] ボタンで除外します。

手順2. メール送信ダイアログを開く

ファイルメニューの [メール…] を選択します。

手順3. 送信経由を選択

メール送信ダイアログで「送信経由:」を選択します。メールソフトで送信する場合は「電子メールクライアント」を、メールソフトを使わずプロバイダなどのサーバーから送信する場合は「SMTP サーバー」を選択します。

メールソフトを使って送信する場合は、Windows では、Microsoft Outlook、Outlook Express などが、Mac OS X では、AppleMail、Microsoft Entourage などがインストールされ、既定のメールアドレスとして正しく設定されている必要があります。

手順4. 作成対象を選択

「作成:」を以下のようにします。

作成: 現在のレコードからのデータを使用する1つの電子メール

手順5. 宛先を指定

「宛先:」、「CC:」、「BCC:」などの送信先を指定します。PowerAddress のフィールドを指定するには以下の操作を行います。

  1. 各欄の右にある [▶] をクリックして [計算式の指定…] を選択します。
  2. ダイアログの左上のメニューを「現在のテーブル(「user」)」にします。
  3. メールアドレスが含まれているフィールドを指定します。自宅宛てにしたい場合は「自宅_mail」にして [OK] をクリックします。

以下は、宛先を自宅(プライベート用)のメールアドレスにした例です。

宛先: 自宅_mail
検索されたセットでアドレスを収集 ON

注意)「宛先:」や「CC:」について
「宛先:」や「CC:」に送信先を指定した場合は、すべての受信者に対象レコードのすべてのメールアドレスが表示されます。

注意)「検索されたセットでアドレスを収集」は ON に
対象レコードの全てのアドレス宛てに送信する場合は、このチェックを ON にしてください。このチェックを間違って OFF にすると、宛先欄に現在のレコードのメールアドレス(この例では 自宅_mail)だけが挿入されたメールが送信されます。

手順6. トピック(件名)を作成

テキストのみの場合は、トピックの欄にそのまま入力します。任意のフィールドや演算子を使う場合は、トピックの欄の右にある [▶] をクリックし、 [計算式の指定…] を選択して編集します。ここでは、1つの電子メール(同じ内容の電子メール)を作成するので、テキストのみにしています。以下は、年賀状メールの場合のトピック例です。カスタマイズ方法はこちらをご覧ください。

トピック: “あけましておめでとうございます”

手順7. メッセージ(本文)を作成

テキストのみの場合は、メッセージの欄にそのまま入力します。任意のフィールドや演算子を使う場合は、メッセージの欄の右にある [▶] をクリックし、 [計算式の指定…] を選択して編集します。ここでは、1つの電子メール(同じ内容の電子メール)を作成するので、例えば、本文冒頭の宛名は個人の表示名ではなく「会員の皆様へ」などとするとよいでしょう。以下は、年賀状メールの場合のメッセージ例です。カスタマイズ方法はこちらをご覧ください。

メッセージ: “会員の皆様へ” & ¶ &
¶ &
“あけましておめでとうございます。¶

Powershift より”

作成したメッセージをテキストファイルに保存しておけば、次回のメール送信時にそのファイルを指定することができます。Mac でファイルを保存する際は、ファイルのエンコーディングを「日本語 Mac OS」か「Shift_JIS」にします。「UTF-8」の場合は文字化けする場合があります。

保存したファイルを指定するには、メッセージ欄の右にある [▶] をクリックして [ファイルからテキストを挿入…] を選択し、メッセージを記述したファイルを指定します。

添付ファイルを送信したい場合は、[ファイルを添付] をチェックし、添付ファイルを指定します。FileMaker  Server の場合は、「../FileMaker Server/Data/Documents」フォルダに添付ファイルを用意します。

手順8. メールの作成/送信を実行

「メールを送信」ダイアログの下にある [OK] をクリックします。

メール送信ダイアログから送信する場合は、即座に送信されますのでご注意ください。トピックやメッセージを確認したい場合は、以下の何れかの方法をお試しください。

  • 送信経由を「電子メールクライアント」にしている場合
    宛先を自身のメールアドレスのみにするか空にして送信テストすることをおすすめします。宛先が空の場合は、メールソフト側で送信ステップが停止しますので、メールの内容を確認することができます。
  • 送信経由を「SMTP サーバー」にしている場合
    宛先を自身のメールアドレスのみにして送信テストすることをおすすめします。

送信メッセージの例

以下は、メールの送信者が「Powershift」、送信者のメールアドレスが「support@powershift.ne.jp」、対象レコードが5件のときのメッセージ例です。

メールヘッダー Return-Path: support@powershift.ne.jp
From: Powershift <support@powershift.ne.jp>
Subject: あけましておめでとうございます
Date: (送信日時)
To:  (宛先で指定したメールアドレス #1, 宛先で指定したメールアドレス #2, 宛先で指定したメールアドレス #3, 宛先で指定したメールアドレス #4, 宛先で指定したメールアドレス #5)
メール本文
会員の皆様へ

あけましておめでとうございます。

Powershift より

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