対象レコードを指定したファイル形式でエクスポート（書き出し、保存）します。エクスポート後にファイルを自動的に開いたり、新規メールの添付ファイルにすることもできます。
標準タイプと拡張タイプではエクスポートの手順が若干異なります。拡張タイプのファイルをエクスポートする際は、ファイルタイプの指定は不要です。
データをエクスポートするには
- エクスポートしたいレコードを検索機能などを使って抽出します。すべてのレコードをエクスポートしたい場合は、レイアウト上にある [全て表示] ボタンをクリックします。
- エクスポート画面を表示し、ファイルタイプに応じた [エクスポート...] ボタンをクリックします。ファイルタイプの詳細は「インポートおよびエクスポート可能なファイルタイプ」をご覧ください。
- 拡張タイプの場合は、ファイル形式の選択や処理の確認を行うためのダイアログが表示されます。表示内容を確認し任意のボタンをクリックします。
- 「ファイルへのレコードのエクスポート」ダイアログが表示されます。標準タイプの場合はファイルタイプを選択します。次に、エクスポートするファイル名、保存後のオプションを指定し、[保存] ボタンをクリックします。保存後のオプションの詳細は、このページ内の「保存後のオプションについて」を参照してください。
- 標準タイプの場合は「フィールドデータのエクスポート順」ダイアログが表示されます。ここでエクスポートするフィールドや出力ファイルの文字セットなどのオプションを指定します。詳細はこのページ内の「エクスポートするフィールドの指定方法」および「エクスポートオプションについて」を参照してください。
保存後のオプションについて
保存後の処理として、次のオプションから１つまたは両方を選択することができます。
- ファイルを自動的に開く
保存後にファイルを開きます。 - ファイルを添付した電子メールの作成
保存されたファイルを添付した電子メールを作成します。新規メールを作成するには、既定のメールソフトが、Microsoft Outlook、Microsoft Outlook Express、Mac OS X Mail、Microsoft Entourage などに設定されている必要があります。
エクスポートするフィールドの指定方法
「フィールドデータのエクスポート順」ダイアログについて説明します。左側のボックスがエクスポート可能なフィールドの一覧です。この中からエクスポートするフィールドを選び、右側のボックス内に配置していきます。ボックス間の [移動] などのボタンは、フィールドを選択する際に使用します。
左側のボックスの上部にあるメニューで、エクスポート可能なフィールドの表示順を変更することができます。フィールドに関する詳細は「フィールドの種類」を参照してください。
初期状態の「現在のレイアウト（「user_昇順」）」は、ユーザーに関係するフィールドのみが表示されます。管理用のフィールドは除外されます。表示順はフィールド名の昇順です。
「現在のテーブル（user）」を選択すると、管理用のフィールドを含むテーブル内の全てのフィールドが表示されます。表示順はカード画面の配置に近いものになっています。エクスポートする際は、「カテゴリ」～「整理番号」までのフィールドをご利用ください。管理用のフィールドは、エクスポートする必要はありません。
右側の「フィールドのエクスポート順」というボックスが、実際にエクスポートするフィールドの一覧です。初期状態は空になっていますので、左側のボックスからフィールドを選び、画面中央にある [移動] ボタンをクリックしてフィールドを指定します。すべてのフィールドを指定する場合は [全て移動] ボタンをクリックします。
指定したフィールドは右側のボックス内に配置されます。フィールドの順序（エクスポート順）を変更する場合は、配置したフィールド名の左にある上下矢印部分を任意の位置までドラッグ（クリックしたまま移動して離す）します。
右側のボックスからフィールドを除外する場合は、除外したいフィールドを選び [消去] ボタンをクリックします。全てフィールドを除外したい場合は [全て消去] ボタンをクリックします。これらの消去操作はエクスポートの一覧から取り除くだけで、実際のフィールドが消去されるわけではありません。フィールドの指定は何度でもやり直しすることができます。
エクスポートオプションについて
エクスポートの際は「出力ファイルの文字セット」を必ず確認してください。日本語の場合は以下の何れかを指定します。ファイル形式によっては、選択項目が異なったり、選択が不要な場合があります。エクスポートするファイル形式を変えると、それまで使っていた文字セットがデフォルト値に戻ります。
- Unicode (UTF-16)
- Unicode (UTF-8)
- 日本語 (Shift-JIS)
「エクスポートされたデータに現在のレイアウトのデータ書式を適用する」を選択すると、数字、日付、および時刻のデータを現在のレイアウトで指定されている書式でエクスポートすることができます。
