データの挿入

オートコンプリート、索引からの入力、現在の日時や時刻の入力など

テキストフィールドに入力したデータは、フィールド毎の”索引”として蓄積されます。今までに入力した値の履歴(削除したものは除く)と言ってもよいでしょう。この索引を使用して、過去に入力したデータを簡単に入力することができます。

索引付けは全レコードを通して行われ、フィールド内の各単語または値の最初の 100 文字に基づいて設定されます。索引はフィールド毎に参照可能です。いくつかのフィールドは、索引をもとにしたオートコンプリートに対応しています。

例えば「姓」フィールドの索引には、データベースに入力済みの様々な姓が保存されています。今までに入力した姓の履歴です。フィールドにデータを入力する際は、メニューコマンドを使って索引にある値を挿入することができます。

その他、日付や時刻などの値を挿入したり、「画像」フィールドに任意のファイルを挿入することもできます。

オートコンプリート機能を使って入力するには

オートコンプリートに対応しているフィールドの場合は、フィールドへの入力を行っている際、索引をもとにした入力候補が表示されます。対応フィールドは以下のとおりです。

候補が一つの場合は、入力中の文字列の後に候補が表示されます。候補を使う場合はそのまま確定します。

複数の候補がある場合は候補一覧が自動的に表示されます。入力したい候補がある場合は、候補の中の文字列をクリックして確定します。

索引一覧からデータを挿入するには

フィールド毎の索引一覧からデータを挿入することができます。カード検索時も使用可能です。対象のフィールドが全レコードを通して空の場合は、索引一覧には何も表示されません。

  1. テキストフィールドをクリックします。
  2. 以下の何れかの操作を行い索引一覧を表示します。
    1. メニューバーの [挿入] から [索引一覧…] を選択
    2. コンテキストメニューの [挿入] から [索引一覧…] を選択
    3. ショートカットキーを入力(Windows であれば [ Ctrl ] + [ I ]、Mac であれば [ ⌘ ] + [ I ])
  3. 索引一覧の任意の値をダブルクリックするか、任意の値を選んでダイアログ内の [貼り付け] または [ペースト] をクリックします。

現在の日付を挿入するには

テキストフィールドに現在の日付を入力することができます。メモ1~4の何れかを顧客の最終来店日にしている場合など、その時点の日付を記録する際に便利です。

  1. テキストフィールドをクリックします。
  2. 以下の何れかの操作を行いデータを挿入します。
    1. メニューバーの [挿入] から [現在の日付] を選択
    2. コンテキストメニューの [挿入] から [現在の日付] を選択
    3. ショートカットキーを入力(Windows であれば [ Ctrl ] + [ – ]、Mac であれば [ ⌘ ] + [ – ])

初期状態の書式は「2013.4.1」のようになります。ご利用のパソコンのシステム書式を使用したい場合は、書式メニューから [システム書式の使用] を選択してから日付を挿入します。システム書式が「2013/04/01」のような場合は、その書式に沿った日付が挿入されます。

現在の時刻を挿入するには

テキストフィールドに現在の日付を入力することができます。メモ1~4の何れかを顧客の最終来店時刻にしている場合など、その時点の時刻を記録する際に便利です。

  1. テキストフィールドをクリックします。
  2. 以下の何れかの操作を行いデータを挿入します。
    1. メニューバーの [挿入] から [現在の時刻] を選択
    2. コンテキストメニューの [挿入] から [現在の時刻] を選択
    3. ショートカットキーを入力(Windows であれば [ Ctrl ] + [ ; ]、Mac であれば [ ⌘ ] + [ ; ])

現在のユーザー名を挿入するには

  1. テキストフィールドをクリックします。
  2. 以下の何れかの操作を行いデータを挿入します。
    1. メニューバーの [挿入] から [現在のユーザ名] を選択
    2. コンテキストメニューの [挿入] から [現在のユーザ名] を選択
    3. ショートカットキーを入力(Windows であれば [ Ctrl ] + [ Shift ] + [ N ]、Mac であれば [ ⌘ ] + [ Shift ] + [ N ])

「画像」フィールドに任意のファイルを挿入するには

  1. 「画像」フィールドをクリックします。
  2. 以下の何れかの操作を行いデータを挿入します。
    1. メニューバーの [挿入] から [ファイル…] を選択
    2. コンテキストメニューの [挿入] から [ファイルを挿入…] を選択

「画像」フィールドの詳細はこちらをご覧ください。

直前に参照したレコードのフィールド値を挿入するには

あるフィールドにデータを入力する際、直前に編集していた他レコードの同一フィールドの値を挿入することができます。

例えば、山田太郎さんの備考欄を編集する前に山田花子さんの備考欄を編集していたとします。この後、山田太郎さんの備考欄を入力する際に、この処理を実行すると山田太郎さんの備考欄に山田花子さんの備考欄の値が挿入されます。

  1. テキストフィールドをクリックします。
  2. 以下の何れかの操作を行いデータを挿入します。
    1. メニューバーの [挿入] から [直前に参照したレコード] を選択
    2. コンテキストメニューの [挿入] から [直前に参照したレコード] を選択
    3. ショートカットキーを入力(Windows であれば [ Ctrl ] + [ ‘ ]、Mac であれば [ ⌘ ] + [ ^ ])

直前の参照とは、フィールド内にカーソルがある状態を指します。例えば、山田花子さんの備考欄をクリックだけして山田太郎さんのレコードに移動したとします。この後、山田太郎さんの備考欄を入力する際に、この処理を実行すると前の例と同じように山田太郎さんの備考欄に山田花子さんの備考欄の値が挿入されます。

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