ご利用の手引き

ダウンロードから起動方法、基本的な使い方を解説

クイックスタート

さあはじめましょう!

名簿管理ソフト PowerAddress(以下 PA)の利用手引きです。ぜひ無料ダウンロードでお試しください。ダウンロードから起動方法、基本的な操作方法を解説します。PA にデータを入力し、長く使える住所録や顧客管理名簿を作成しましょう。

住所録の編成は自由に変えられます

リスト、検索、メール画面

ウインドウ毎に操作可能

データベースに入力した住所録は、必要なものだけを表示して並び替えたり、一括して編集したり、印刷したりできます。

すべての友人や顧客を表示したい場合は、レイアウト上の [全て表示] ボタンをクリックします。ある条件の友人や顧客を表示したい場合は、検索機能を使って抽出します。男性だけ、女性だけ、友人だけ、来月が誕生日の顧客だけなど、住所録の編成は必要に応じて自由に変えられます。

一つのウインドウでは足りないですか? 心配ありません。ウインドウメニューから [新規ウインドウ] を選択してください。ウインドウ毎に検索、並び替え、レイアウトの切り替え、印刷などが可能です。ある条件で検索したリストと、別の条件で検索したリストをウインドウ毎に見比べることもできます。

PA の操作は検索が基本です

例えば、以下のようなことをしたい場合は、いくつかの検索機能や除外機能を使って、対象となる友人や顧客を抽出します。

  • 必要な人だけをリストやカードで表示したい、並び替えたい
  • 必要な人だけを更新したり、あるデータを一括して変更したい
  • 必要な人だけを CSV やエクセルなどのファイルに書き出したい
  • 必要な人だけを OS 付属のアドレスブックに送信したい(Mac)
  • 必要な人だけを宛名印刷したい、名簿印刷したい
  • 必要な人だけにメールを作成し送信したい

PA では、一人分のデータのことを「レコード」、検索などで抽出した人たちを「対象レコード」と呼びます。操作の対象となるレコードです。この対象レコードに対して、表示、並び替え、印刷などの操作を行います。

データベースならではの柔軟で強力な検索方法

検索

必要なものを検索して表示、印刷…

データベースに様々なレコードを登録しましょう。エクセルのようにシートを分ける必要はありません。必要に応じてレコードを抽出し、リスト表示、並び替え、一括削除、エクスポート、印刷、メール送信などの処理を行います。対象レコードは自由に編成することができます。この対象レコードを選ぶ基本操作が「検索」です。

まずは大雑把にクイック検索や横断検索を行い、条件に応じてカード検索の絞り込みを数回行うなど、様々な検索を組み合わせた柔軟な検索が可能です。住所録データベースの PA だから出来るパワフルな検索をお試しください。

横断検索やカード検索のオプションを使うと、現在の対象レコードから任意の条件のレコードを絞り込んで検索したり、現在の対象レコードに任意の条件のレコードを加えたりすることができます。

カード検索は、さらに複雑な検索が可能です。カード検索は、カード検索画面の右上にある [新規]、[複製]、[削除] ボタンを使って、条件毎の検索画面を新規作成、複製、削除することができます。例えば、1つのカード検索画面内で複数のフィールドに条件を入力した場合は AND 検索となります。カード検索画面を増やして条件を加えた場合は OR 検索となります。

目印があれば、より簡単に検索できます

検索の目印

重要なレコードには目印を

もうお気付きでしょう。強力な検索を活かすために重要になるのが、データの記録方法です。後で検索することを意識して、カテゴリやメモ1〜8などを活用しましょう。そう、重要なレコードには、検索の目印になる情報を付加しておくのです。タグ付けのようなものです。

例えば、顧客との関係を A,B,C… などのテキスト、5段階や10段階の数値、○や△などの記号を使って記録しておくと、後で検索やソートするときに便利です。来店回数や面談回数も数値化しておくと便利ですね。来店最終日、DM 送付日、面談日などを記録しておけば、期間を指定した検索が可能になります。フィールドが足りなければ、未使用の欄を使うのも一つの方法です。

データの一括入力やメンテナンスに便利なのが、フィールド内容の全置換、フィールド内容の複製/移動/入替/追加などの機能です。データを揃えるための最適化処理もおすすめです。これらの機能を駆使してデータベースを整形していきます。

あなたが使いやすいように、自由にデータを記録してください。レコードの件数が増える度に、データベース化の利点を強く実感できるでしょう。PA であなただけのデータベースを作成してください。

既にご利用中のお客様へ

ダウンロードの前に、現在ご利用中の PowerAddress をバックアップすることをおすすめいたします。ダウンロードや複数設置の際は、現在ご利用中の PowerAddress フォルダを上書きしたり削除しないようご注意ください。PowerAddress フォルダについてはこちらをご覧ください。

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