PowerAddress にデータを入力し、長く使える住所録や名簿を作成しましょう。個人情報を一元管理し、住所録管理、名簿管理、顧客管理などにご活用ください。
自動生成される数種類のふりがなや住所データは、住所録の移行やフォーマット変換に役立ちます。Win/Mac 互換の住所録ファイルや、CSV、エクセル、vCard、FileMaker、Windows アドレス帳、Mac アドレスブック、Gmail 連絡先などの豊富な対応ファイルは、将来、ソフトの乗り換えが必要になっても安心です。
カード画面を使った入力
カード画面、Simple
カード画面は、Simple、Full、Memo の３種類があります。入力する項目が少ない場合は Simple、入力する項目が多い場合は Full が見やすいでしょう。Memo はメモの入力や編集に便利です。目的に応じて切り替えて使います。
新たなデータを入力するには、リストやカード画面右上にある [新規] ボタンをクリックします。あとは、入力したいフィールドをクリックしてデータを入力していきます。入力したデータは自動的に保存されます。
リストの一覧画面を使った入力
リスト画面、一覧
リストの「一覧」画面は、表計算ソフトのような入力画面です。リストの一覧画面を開くには、リスト画面のサブメニュー（基本、所属、所属住所…、一覧）にある [一覧] をクリックします。ウインドウを広げるとより多くの項目が表示されます。項目を並び替えるには項目名をドラッグします。
新たなデータを入力するには、リストの「一覧」画面を表示し、表の上にある [新規] ボタンをクリックします。あとは、入力したいフィールドをクリックしてデータを入力していきます。入力したデータは自動的に保存されます。
印刷詳細画面を使った入力
はがき宛名印刷、縦置き縦書き
印刷詳細画面は、はがき、封筒、ラベルなど、それぞれの印刷レイアウトに対応した画面です。住所欄やプレビュー画面を配置しており、印刷内容を確認しながらデータの入力および印刷が行えます。印刷詳細画面を開くには、印刷画面にある用紙アイコンをクリックします。
新たなデータを入力するには、お好みの印刷詳細画面を表示し、画面右上にある [新規] ボタンをクリックします。あとは、入力したいフィールドをクリックしてデータを入力していきます。入力したデータは自動的に保存されます。
姓名入力時の便利な機能
キーボードからの入力のほかに、テキストファイルやメールの本文や署名などから、必要な情報をコピー＆ペーストして入力する場合もあるでしょう。姓名をコピー＆ペーストする場合は、一旦、姓か名の欄に姓名（例えば「山田 太郎」）をペーストし、姓と名の欄の間にある隠しボタンをクリックします。姓名の間にスペースがあれば、姓名を簡単に分割することができます。姓名分割はスクリプトメニューの「姓名を分割…」からも実行することができます。対象レコードを一括して処理することも可能です。
住所の入力について
住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下の7つの住所データが自動的に生成されます。
- 郵便番号から建物名の連結データ
- 都道府県から建物名の連結データ
- 都道府県から番地の連結データ
- 市区町村と町域
- 町域から建物名の連結データ
- 町域と番地の連結データ
- 番地と建物名等
これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これは、分割無しの住所から6分割の住所まで、あらゆる形式の住所に変換できることを意味しています。住所データを流用する際は、ほとんどすべての形式の住所に対応できると言ってもいいでしょう。
住所の分割数が異なるファイル形式（vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV）でエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。
住所を分割して管理しておくと、新たな手間やコストをかけずに、データの再利用やフォーマット変換が行えます。住所を1つか2つの欄を使って管理することもできますが、分割されていない住所を編集するのは大変な作業です。PA なら、一度入力した住所データを様々な形式で利用することができます。英語表記の住所入力については以下のページをご覧ください。
郵便番号から住所を入力
郵便番号がわかっている場合は、郵便番号の欄にその番号を入力し、郵便番号欄の左にある [〒] ラベルをクリックします。郵便番号は全角でも半角でも構いません。また、ハイフンの有無も問いません。上３桁や上５桁でも検索可能です。入力された郵便番号で郵便番号データベースが検索され、該当する情報があれば、郵便番号、住所などのリストが表示されます。リスト上の [〒]、[住所]、[全て] などのボタンをクリックすると、該当する情報が、郵便番号データベースから住所録へ転載（コピー）されます。
住所から郵便番号を入力
住所がわかっていて郵便番号がわからない場合は、住所を入力した後に、郵便番号欄の左にある [〒] ラベルをクリックします。入力された郵便番号で郵便番号データベースが検索され、該当する情報があれば、郵便番号、住所などのリストが表示されます。検索対象となる住所欄は、都道府県から番地までです。リスト上の [〒]、[住所]、[全て] などのボタンをクリックすると、該当する情報が、郵便番号データベースから住所録へ転載（コピー）されます。
大口事業所名から住所を入力
ここで言う大口事業所とは、郵便配達物数が多い大企業や公的機関などを指します。大口事業所の住所を入力する場合は、所属欄に事業所名（会社名）の一部または全てを入力し、所属欄の左にある [所属] ラベルをクリックします。入力された事業所名で郵便番号データベースが検索され、該当する情報があれば、郵便番号、住所、登録されている事業所名などのリストが表示されます。リスト上の [〒]、[住所]、[事業所名]、[全て] などのボタンをクリックすると、該当する情報が、郵便番号データベースから住所録へ転載（コピー）されます。
インポートについて
コンマ区切りテキスト（CSV）、タブ区切りテキスト、Excel（エクセル）、Windows Vista/7 アドレス帳、Mac OS X のアドレスブックで書き出した vCard、Yahoo!アドレスブック、FileMaker Pro、XML など様々なファイル形式をサポートしています。インポート可能なファイルタイプ、インポートに関する FAQ（よくある質問とその答え）は、以下のページをご覧ください。
入力したデータを最適化
テキストファイルなどからコピー＆ペーストした際、コピー元の書式が残ったり余分な改行が付加される場合があります。このような場合は、スクリプトメニューから「フィールド内容の最適化…」を実行しましょう。
最適化の主な処理内容は以下のとおりです。
- 入力欄のテキストの書式（フォントやサイズなど）を揃える
- 半角を推奨する項目（TELやMailなど）に全角文字がある場合は半角に変換する
- データの前後にある空白を取り除く
- データ末尾の余分な改行を取り除く
対象レコードを一括して処理する場合は時間がかかる場合があります。待ち切れない場合は、処理中のレコード以降をキャンセルすることも可能です。
