住所録データの入力方法

入力画面、郵便番号と住所の相互変換、その他の便利な機能

データの入力

[〒] ボタンで簡単入力

住所録や名簿の入力方法について解説します。入力画面は、カード、一覧表、印刷画面の3種類あります。状況に応じて使い分けてください。どの画面で入力してもその人のデータは変わりません。表示方法が変わるだけです。入力したデータは自動的に保存されます。

以下は入力に関する見出しです。クリックすると、このページ内の該当箇所に移動します。

入力画面は3種類

入力をサポートする主な機能

その他の便利な機能

カード画面を使った入力

カード画面は、Simple、Full、Memo の3種類があります。入力する項目が少ない場合は Simple、入力する項目が多い場合は Full が見やすいでしょう。Memo はメモの入力や編集に便利です。目的に応じて切り替えて使います。以下はカード画面のスクリーンショットです。

カード> Simple
Win
カード> Simple
Mac
カード> Full
iOS
全項目を配置したカード
IE
全項目を配置したカード
Safari

新たなデータを入力するには、リストやカード画面右上にある [新規] ボタンをクリックします。あとは、入力したいフィールドをクリックしてデータを入力していきます。入力したデータは自動的に保存されます。

リストの一覧画面を使った入力

リスト> 一覧

エクセルのような一覧表

リストの「一覧」画面は、表計算ソフトのような入力画面です。リストの一覧画面を開くには、リスト画面のサブメニュー(基本、所属、所属住所…、一覧)にある [一覧] をクリックします。ウインドウを広げるとより多くの項目が表示されます。項目を並び替えるには項目名をドラッグします。

新たなデータを入力するには、リストの「一覧」画面を表示し、表の上にある [新規] ボタンをクリックします。あとは、入力したいフィールドをクリックしてデータを入力していきます。入力したデータは自動的に保存されます。

印刷詳細画面を使った入力

印刷> はがき> 自宅宛て> 縦置き横書き

はがき宛名 (差出人画像)

印刷詳細画面は、はがき、封筒、ラベルなど、それぞれの印刷レイアウトに対応した画面です。住所欄やプレビュー画面を配置しており、印刷内容を確認しながらデータの入力および印刷が行えます。印刷詳細画面を開くには、印刷画面にある用紙アイコンをクリックします。

新たなデータを入力するには、お好みの印刷詳細画面を表示し、画面右上にある [新規] ボタンをクリックします。あとは、入力したいフィールドをクリックしてデータを入力していきます。入力したデータは自動的に保存されます。

姓名や生年月日の分割機能

キーボードからの入力のほかに、テキストファイルやメールの本文や署名などから、必要な情報をコピー&ペーストして入力する場合もあるでしょう。姓名をコピー&ペーストする場合は、一旦、姓か名の欄に姓名(例えば「山田 太郎」)をペーストし、姓と名の欄の間にある隠しボタンをクリックします。姓名の間にスペースがあれば、姓名を簡単に分割することができます。姓名分割はスクリプトメニューの「姓名を分割…」からも実行することができます。

姓名の分割のほか、生年月日の分割も可能です。誕生年の欄に YYYY/MM/DD 形式の生年月日をコピー&ペーストした後に、スクリプトメニューの「誕生年月日を分割…」を実行すると、自動的に誕生年の欄が YYYY、誕生月の欄が MM、誕生日の欄が DD となります。

これらの分割処理は、他ソフトのデータをインポートする際に重宝します。連結した姓名や生年月日を、一旦、姓や誕生年のフィールドにインポートしておけば、インポート後に一括して分割することができます。

郵便番号から住所を入力

郵便番号欄に番号を入力して検索するだけです。全角や半角、ハイフンの有無、桁数などは気にする必要はありません。7桁未満の場合は、途中までの番号で検索します。

郵便番号から住所を入力したい場合は、郵便番号の欄にその番号を入力し、左にある [〒] ラベルをクリックします。一般的な入力手順は以下のとおりです。

  1. 郵便番号の欄に番号を入力
  2. [〒] ラベルをクリック
  3. 該当する住所の行の [全て] をクリック

郵便番号は全角でも半角でも構いません。また、ハイフンの有無も問いません。上3桁や上5桁でも検索可能です。該当する情報があれば、郵便番号、住所などのリストが表示されます。

リスト上の [〒]、[住所]、[全て] の何れかをクリックすると、指定したデータが転載(コピー)されます。特にこだわりがなければ [全て] をクリックするとよいでしょう。郵便番号、住所、事業所名(会社の場合)の全てが転載されます。転載した郵便番号は、半角のハイフン有りの形式に、住所や事業所名は、日本郵便の郵便番号データベースに沿った形式となります。郵便番号データベースを使って入力すると、住所の表記を一定の形式に揃えることができます。

住所から郵便番号を入力

住所欄に住所の一部や読みを入力して検索するだけです。差し当たっては、住所欄の区分を気にせず、都道府県の欄に検索キーワード(市区町村名など)を入力して検索してみてください。いくつかの候補が表示されます。より正確に検索するには、検索のキーワードを多くするか、都道府県、市区町村、町域の欄にそれぞれ入力して検索します。

住所から郵便番号を入力したい場合は、都道府県〜番地の何れかの欄に住所の一部または全部を入力し、左にある [〒] ラベルをクリックします。一般的な入力手順は以下のとおりです。

  1. 都道府県の欄などに住所を検索するための語句を入力
  2. [〒] ラベルをクリック
  3. 該当する住所の行の [全て] をクリック

都道府県以外の欄を使ったり、複数の欄を指定して検索しても構いません。検索語句は、住所の一部はもちろん、読み方やスペースで区切った単語でも検索可能です。該当する情報があれば、郵便番号、住所などのリストが表示されます。

リスト上の [〒]、[住所]、[全て] の何れかをクリックすると、指定したデータが転載(コピー)されます。特にこだわりがなければ [全て] をクリックするとよいでしょう。郵便番号、住所、事業所名(会社の場合)の全てが転載されます。転載した郵便番号は、半角のハイフン有りの形式に、住所や事業所名は、日本郵便の郵便番号データベースに沿った形式となります。郵便番号データベースを使って入力すると、住所の表記を一定の形式に揃えることができます。

大口事業所名から住所を入力

所属欄に事業所名(会社名や公共施設名など)の一部や読みを入力して検索するだけです。法人格の有無、法人格の前後の位置などは気にする必要はありません。

事業所名から郵便番号と住所を入力したい場合は、所属の欄に事業所名の一部を入力し、左にある [所属] ラベルをクリックします。一般的な入力手順は以下のとおりです。

  1. 所属の欄に事業所名を検索するための語句を入力
  2. [所属] ラベルをクリック
  3. 該当する住所の行の [全て] をクリック

ここで言う大口事業所とは、郵便配達物数が多い大企業や公的機関などを指します。検索語句は、事業所名の一部はもちろん、読み方やスペースで区切った単語でも検索可能です。該当する情報があれば、郵便番号、住所などのリストが表示されます。

リスト上の [〒]、[住所]、[全て] の何れかをクリックすると、指定したデータが転載(コピー)されます。特にこだわりがなければ [全て] をクリックするとよいでしょう。郵便番号、住所、事業所名(会社の場合)の全てが転載されます。転載した郵便番号は、半角のハイフン有りの形式に、住所や事業所名は、日本郵便の郵便番号データベースに沿った形式となります。郵便番号データベースを使って入力すると、住所の表記を一定の形式に揃えることができます。

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下の7つの住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号から建物名の連結データ
  • 都道府県から建物名の連結データ
  • 都道府県から番地の連結データ
  • 市区町村と町域
  • 町域から建物名の連結データ
  • 町域と番地の連結データ
  • 番地と建物名等

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これは、分割無しの住所から6分割の住所まで、あらゆる形式の住所に変換できることを意味しています。住所データを流用する際は、ほとんどすべての形式の住所に対応できると言ってもいいでしょう。

住所の分割数が異なるファイル形式、例えば vCard(.vcf)、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV などでエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

住所を分割して管理しておくと、新たな手間やコストをかけずに、データの再利用やフォーマット変換が行えます。住所を1つか2つの欄を使って管理することもできますが、分割されていない住所を編集するのは大変な作業です。PA なら、一度入力した住所データを様々な形式で利用することができます。

番地は宛名印刷のときだけ漢数字に変換することもできます。

英語表記の住所入力については以下のページをご覧ください。

インポートについて

コンマ区切りテキスト(CSV)、タブ区切りテキスト、Excel(エクセル)、Windows アドレス帳、Mac OS X の連絡先で書き出した vCard(.vcf)、Yahoo!アドレスブック、FileMaker Pro、XML など様々なファイル形式をサポートしています。インポート可能なファイルタイプ、インポートに関する FAQ(よくある質問とその答え)は、以下のページをご覧ください。

入力したデータを最適化

テキストファイルなどからコピー&ペーストした際、コピー元の書式が残ったり余分な改行が付加される場合があります。このような場合は、スクリプトメニューから「フィールド内容の最適化…」を実行しましょう。

最適化の主な処理内容は以下のとおりです。

  • 入力欄のテキストの書式(フォントやサイズなど)を揃える
  • 半角を推奨する項目(TELやMailなど)に全角文字がある場合は半角に変換する
  • データの前後にある空白を取り除く
  • データ末尾の余分な改行を取り除く

対象レコードを一括して処理する場合は時間がかかる場合があります。待ち切れない場合は、処理中のレコード以降をキャンセルすることも可能です。

関連ページ

こちらの記事もどうぞ (自動生成)