基本的な使い方 (v4.9)

PowerAddress の基本的な操作方法についてご説明します。操作方法の詳細については、以下のページを参照してください。

ヘルプ
http://poweraddress.powershift.jp/help/

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブをクリックしてください。いくつかのレイアウト内には、表示項目を切り替えるためのサブメニューやボタンがあります。PowerAddress の主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト、表

対象レコードをリスト形式または表形式で表示するレイアウトです。あらかじめ表示項目を分類した8種類のリストと、表計算ソフトのように個々のデータ項目を編集することができる一覧表があります。

カード

レコードをカード形式で表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のカード形式レイアウトと、印刷内容をプレビューしながらデータの入力および編集ができる印刷向けのカード形式レイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応し
た検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。Mac では、アドレスボックの更新ボタンが有効になります。

印刷

リスト印刷、カード印刷、はがき、封筒、ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。印刷対象の用紙をクリックする前の「印刷一覧レイアウト」と、印刷対象の用紙をクリックした後の「印刷詳細レイアウト」の2構成になっています。前者はプレビューなしの一覧レイアウト。後者は実サイズのプレビューと、印刷内容を確認するためのフィールドが配置されています。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。複数の宛先を指定できるのはもちろん、メールの件名や本文に任意のフィールドを差し込み、レコード毎にカスタマイズした電子メールの作成が可能です。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除、除外、カード検索、対象レコードの入れ替え、全レコードの表示などの基本操作は、リスト/カード/印刷レイアウト上にあるボタンをクリックします。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索を行います。最後に開いたカード画面が Simple なら、Simple 用のカード検索レイアウトが、Full なら Full 用のカード検索レイアウトが、Memo なら Memo 用のカード検索レイアウトが開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードを全て削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外します。複数のレコードを除外することもできます。複数のレコードを除外する際は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現在のレコード以降の全てを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定すると有効数を割り出し除外します。

対象入替

対象レコードと対象レコード以外のレコードを入れ替えます。

全て表示

全てのレコードを表示します。対象レコードは全レコードとなります。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次の何れかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することが可能です。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

住所を分割して管理しておくと、新たな手間やコストをかけずに、データの再利用やフォーマット変換が行えます。住所を1つか2つの欄を使って管理することもできますが、分割されていない住所を編集するのは大変な作業です。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[全て])をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

クイック検索を行うには、リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックします。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

リスト印刷、カード印刷、はがき、長封筒、洋封筒、ラベルへの宛名印刷が行えます。印刷したい用紙をクリックする前の「一覧レイアウト」と、用紙をクリックした後の「詳細レイアウト」の2構成になっています。「詳細レイアウト」は、実サイズのプレビュー画面と印刷内容を確認するためのフィールドが配置されています。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、[ファイル] メニューにある [メール…] コマンド(FileMaker Pro 利用時)をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。 ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。 ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

メニューコマンドについて

メニューコマンドは、モードの違いやフィールド選択状態などにより、使用できる項目が変わります。

モードについて

PowerAddress には、ブラウズモード、検索モードの2つの状態があります。データの入力や閲覧など、ほとんどの操作はブラウズモードで行います。

検索を行なうときだけ検索モードに切り替わり、検索条件の入力待ちとなります。検索が終わると自動的にブラウズモードに切り替わります。

モードの違いにより、使用できるメニューコマンドが変わります。

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