基本的な使い方 (v5.0)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
http://poweraddress.powershift.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド:姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード:一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード:検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト:ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードを全て削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現 在のレコード以降の全てを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

全て表示

全てのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次の何れかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[全て]) をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メ ールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

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