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送受信の履歴を記録したい

Q. 質問

年賀状の送付や受け取り、挨拶状や DM の送付状況など、郵便物の送受信履歴を管理する欄はありますか?

A. 回答

送受信履歴に特化した専用の入力欄はありませんが、PowerAddress には、多目的に使えるカスタムメモが8つあります。履歴管理には、この何れかまたは複数を使うとよいでしょう。カスタムメモはオートコンプリートにも対応しています。また、インポートやエクスポートも可能です。

カスタムメモ1〜4はテキスト形式のメモです。任意のテキストを自由に入力することができます。カスタムメモ5〜8はポップアップ形式のメモです。あらかじめ登録しておいた内容をポップアップメニューを使って入力することができます。何れのメモも、項目名は自由に設定することができます。以下はそれぞれの形式のメモを使った履歴管理例です。

ポップアップ形式のメモを使って管理する方法

カスタムメモ5〜8を使った例です。単純な履歴管理の場合は、例えばメモ5の項目名を「年賀状」などにして、以下の何れか選んで記録します。この方法は、単年度の記録を一つのフィールドで手軽に管理したい場合に適しています。

  • 出・受
  • 出のみ
  • 受のみ
  • 喪中

この他、「◎」や「○」などを使って記録してもよいでしょう。「編集…」を使って、わかりやすい文字列や記号にしてもいいと思います。

リストのメモ画面で「メモ5」をクリックすれば並び替えも簡単です。検索する場合は、カード検索でメモ5を「出・受」などで検索します。

テキスト形式のメモを使って管理する方法

カスタムメモ1〜4を使った例です。この方法は、多年度の記録を一つのフィールドで管理したい場合に適しています。もう少し詳しく管理したい場合はこの方法をおすすめいたします。

例えばメモ1を使って管理するとします。まず、「設定> カスタムメモ」を開き、メモ1の項目名を「編集…」を使って「年賀状」などにしておきます。送受信履歴は、メモ1に以下のような文字列を入力して記録します。

  • 2010送信
  • 2010送受信
  • 2010受信
  • 2010喪中

例えば、年末に年賀状を作成した人は「2010送信」、喪中の人は「2010喪中」としておきます。必要であれば年始に送受信状況をチェックし、送受信になった人は「2010送信」を「2010送受信」に書き換えます。受信だけになった人は新たに「2010受信」と記録します。

次年度も同様に「2011送信」、「2011喪中」など、年度部分を書き換えて記録していきます。年賀状をやりとりしていれば年度が更新、そうでなければ停止した年度情報が残ります。この方法であれば、複数年の送信履歴を一つのフィールドで管理できます。誕生日カードや DM(ダイレクトメール)の送信履歴が必要なら、同じような方法でメモ2、メモ3などを使えばよいでしょう。

リストのメモ画面で「メモ1」をクリックすれば並び替えも簡単です。検索する場合は、カード検索でメモ1を「2010送受信」などで検索します。「送受信」で検索すれば、年度に関係なく今までに送受信したレコードが抽出されます。「2010」で検索すれば、送受信に関係なく2010年にやり取りしたレコードが抽出されます。このあたりの使い勝手は、ポップアップ形式のメモを使った場合よりも柔軟性があり便利です。

また、カスタムメモはオートコンプリートに対応していますので、過去に「2010送信」、「2010送受信」などと記録している場合は、「2」と入力しただけで入力候補が表示されます。これは便利です。

複数のレコードのメモの内容を一括して置換するには、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換」が便利です。

以上です。他にも様々なやり方があると思います。年賀状、誕生日カード、季節の挨拶状、案内状、DM など、カスタムメモを使って自由に管理してください!

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 4.x

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