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年賀状ソフトの住所録をインポートしたい

Q. 質問

年賀状作成ソフト「筆まめ」の住所録はインポートできますか? 顧客管理向けの住所録を PowerAddress に移行したいと思います。できるだけ詳しい方法を教えてください。

A. 回答

住所録データを CSV ファイルで書き出せば特に問題なくインポートできます。今回試した環境は以下のとおりです。

移行元のソフト:筆まめ Ver.21
移行先のソフト:PowerAddress 4.0 for Windows(以下「PA」と表記)
OS:Windows 7

移行手順は以下のとおりです。ここでは筆まめの標準フォームの項目を移行対象とします。項目名(フィールド名)は標準のものです。移行先のソフトは、PA 4.0 for Mac でも OK です。

手順1. 筆まめで作成した住所録を開く

筆まめを起動し、移行したい住所録を開きます。

手順2. CSV ファイルを書き出す

メニューバーの「ファイル> 他の住所録形式で保存…」を開き、CSV ファイルを書き出します。各画面での操作内容は以下のとおりです。

  • ファイル種別
    区切り文字形式ファイル (*.csv,*.txt) をクリックします。
  • ファイル選択
    保存場所とファイル名を指定し [保存] をクリックします。
  • 詳細設定
    パラメータはデフォルトのままでよいでしょう。[次へ] をクリックします。
  • 割り付け
    自動割り付けは「有効項目のみ」でよいでしょう。恐らくこれがデフォルトです。不要な項目は、一覧から削除しておくことをおすすめします。後の作業が楽になります。準備ができたら、一覧の下にある「項目名レコードを挿入」が ON であることを確認し、[次へ] をクリックします
  • 保存
    すべてのカードを移行する場合は、保存対象カードが「すべてのカード」になっていることを確認してください。準備ができたら、 [開始] をクリックします。

手順3. 必要であれば CSV ファイルを編集

PA にインポートする前に CSV ファイルの項目名を PA の項目名に編集しておくと、この後のインポート処理がとても簡単に行えます。項目数が少ない場合は、インポート時に手動で照合してもよいでしょう。インポート時に手動で照合する場合は、次の手順に進んでください。PA の項目名や CSV ファイルの編集方法は、以下のページを参考にしてください。

主なフィールドの編集例は以下のとおりです。ご参考まで。

  • フリガナ → 姓_ふりがな
  • 氏名 → 姓
  • 氏名(連名1) → 配偶者_名
  • 敬称(連名1) → 配偶者_敬称
  • 性別(連名1) → 配偶者_性別
  • 誕生日(連名1) → 配偶者_誕生日
  • 氏名(連名2) → 子供1_名
  • 敬称(連名2) → 子供1_敬称
  • 性別(連名2) → 子供1_性別
  • 誕生日(連名2) → 子供1_誕生日
  • 氏名(連名3) → 子供2_名
  • 敬称(連名3) → 子供2_敬称
  • 性別(連名3) → 子供2_性別
  • 誕生日(連名3) → 子供2_誕生日
  • 氏名(連名4) → 子供3_名
  • 敬称(連名4) → 子供3_敬称
  • 性別(連名4) → 子供3_性別
  • 誕生日(連名4) → 子供3_誕生日
  • 分類 → カテゴリ
  • メモ → (任意のフィールドに、この例では会社のメモを優先)※
  • URL → 自宅_HP
  • 登録・更新日 → 作成日
  • 〒 → 自宅_郵便番号
  • 住所1 → (自宅_都道府県 などの自宅住所フィールドに)
  • 住所2 → (自宅_番地 などの自宅住所フィールドに)
  • TEL. → 自宅_TEL
  • FAX. → 自宅_FAX
  • 携帯 → 携帯電話
  • その他 → その他の番号
  • e-mail → 自宅_mail(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)
  • フリガナ(会社) → 所属_ふりがな
  • 会社名 → 所属
  • 部署名1 → 部署
  • 部署名2 → (任意のフィールドに)
  • 役職名 → 役職
  • メモ(会社) → メモ(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)※
  • URL(会社) → 所属_HP
  • 〒(会社) → 所属_郵便番号
  • 住所1(会社) → (所属_都道府県 などの所属住所フィールドに)
  • 住所2(会社) → (所属_番地 などの所属住所フィールドに)
  • TEL.(会社) → 所属_TEL
  • FAX.(会社) → 所属_FAX
  • 携帯(会社) → (任意のフィールドに)
  • 内線(会社) → (任意のフィールドに)
  • e-mail(会社) → 所属_mail(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)
  • 備考1 → テキスト1(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)
  • 備考2 → テキスト2(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)
  • 備考3 → テキスト3(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)
  • 備考4 → テキスト4(改行を含んでいる場合は必ず割り当てる)

※メモについて

筆まめのメモは、連名・情報のメモと会社のメモがあります。前者の項目名は「メモ」、後者の項目名は「メモ(会社)」となっています。上の例は顧客の住所録を想定し、「メモ」を PA の任意のフィールドに、「メモ(会社)」を PA のメモに割り当てています。これとは逆に「メモ」を PA のメモに割り当てたい場合は、「メモ」を編集しないでそのままにし、「メモ(会社)」を PA の任意のフィールドに割り当てます。

手順4. CSV ファイルを PA にインポート

PA を起動し、インポート画面にある標準タイプの [インポート…] ボタンをクリックします。ファイルの種類(Mac ではファイルタイプ)をコンマ区切りテキストにして、手順 2. または 手順 3. の CSV ファイルを選択し [開く] ボタンをクリックします。

「フィールドデータのインポート順」ダイアログが表示されます。まずは、「フィールドデータのインポート順」ダイアログの左下にある「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」を ON にします。

次に、画面右中にある配置順を「照合名順」にします。手順 3. でフィールド名を編集していれば、互いのフィールドの位置が自動的に照合されます。照合されたフィールドの間には [→] が表示されます。 [→] はインポートすることを示しています。

手順 3. でフィールド名を編集していない場合は、互いのフィールドを手動で合わせる必要があります。フィールドの位置を変更するには、右側のリストにあるフィールドを任意の位置にドラッグします。互いのフィールドの間をクリックすると、インポートするかしないかを選択できます。

最後に、文字セットとインポート方法を確認します。文字セットが「日本語 (Shift-JIS)」になっていることを確認してください。新規レコードとしてインポートする場合は、インポート方法が「新規レコードとして追加」になっていることを確認してください。準備が整ったら [インポート] をクリックします。この後に表示されるインポートオプションは ON のままでよいでしょう。これでインポートは完了です。

手順5. インポート結果の確認と微調整

インポートが完了したら、リスト画面やカード画面でデータを確認します。件数なども確認してください。問題がなければ、住所録データの微調整を行います。主な調整作業は以下のとおりです。移行後に使える便利な機能については、こちらのページをご覧ください。

  • 日付データの修正
    筆まめの「誕生日」や「登録・更新日」は、 YYYY/MM/DD(曜日) のようなテキストデータです。まずは、これらのデータをスクリプトメニューの最適化処理を使って日付データに変換します。変換後は、同メニューから誕生日の分割処理を行い、PA の誕生日フィールドに分割します。
  • 氏名、氏名のふりがなを分割
    スクリプトメニューの姓名分割処理を行い、PA の姓名フィールドに分割します。こちらのページも参考にしてください。

注意事項

筆まめの CSV を移行する際の注意事項です。

  • 会社のメモ、連名・情報のメモ、備考1〜5、一言欄などに改行が含まれている場合や、自宅や会社のメールが複数登録されている場合は注意が必要です。参考ページはこちら
  • メールアドレスが複数登録されている場合は、インポート後に編集する必要があります。
  • 家族の誕生日は手動で分割するか、事前にエクセルなどを使って分割しておく必要があります。
  • ふりがなは全角ひらがなをおすすめします。
  • 住所は PA の住所フィールドに分割することをおすすめします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 4.x