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対象レコードの個々のメールアドレス宛てに、個別の電子メールを作成し送信する方法です。この例は、メール画面を使った「複数のメール (対象レコード1件ずつ、個別の内容) を作成/送信」とほぼ同じです。

電子メールの作成と送信方法

手順1. レコードを選択

検索機能などを使って送信先のレコードを抽出します。例えば、複数のレコードの全ての所属宛てにメールを作成/送信したい場合は、カード検索画面で所属の Mail を * で検索します。「リスト> Tel, Mail」を表示し、所属の [Mail] がすべて入力済みになっている(Mail の文字が青)ことを確認するとよいでしょう。不要なレコードがあれば [対象外…] ボタンで除外します。

手順2. メール送信ダイアログを開く

ファイルメニューの [メール…] を選択します。

手順3. 送信経由を選択

メール送信ダイアログで「送信経由:」を選択します。メールソフトで送信する場合は「電子メールクライアント」を、メールソフトを使わずプロバイダなどのサーバーから送信する場合は「SMTP サーバー」を選択します。

メールソフトを使って送信する場合は、Microsoft Outlook や Mac メールアプリがインストールされ、既定のメールアドレスとして正しく設定されている必要があります。

手順4. 作成対象を選択

「作成:」を以下のようにします。

作成: 対象レコード毎に編集した電子メールをそれぞれのアドレスに送信

手順5. 宛先を指定

「宛先:」、「CC:」、「BCC:」などの送信先を指定します。PowerAddress のフィールドを指定するには以下の操作を行います。

  1. 各欄の右にある [▶] をクリックして [計算式の指定…] を選択します。
  2. ダイアログの左上のメニューを「現在のテーブル(「user」)」にします。
  3. メールアドレスが含まれているフィールドを指定します。所属宛てにしたい場合は「所属_mail」にして [OK] をクリックします。

以下は、宛先を所属のメールアドレスにした例です。

宛先: 所属_mail
検索されたセットでアドレスを収集 OFF

注意)「検索されたセットでアドレスを収集」は OFF に
このチェックは必ず OFF にしてください。このチェックを間違って ON にすると、宛先欄に対象レコードのすべてのメールアドレス(この例では 所属_mail)が挿入されたメールが、対象レコード毎に送信されます。

手順6. トピック(件名)を作成

テキストのみの場合は、トピックの欄にそのまま入力します。任意のフィールドや演算子を使う場合は、トピックの欄の右にある [▶] をクリックし、 [計算式の指定…] を選択して編集します。以下は、年賀状メールの場合のトピック例です。カスタマイズ方法はこちらをご覧ください。

トピック: 表示名 & ” ” & 敬称 & “、あけましておめでとうございます”

手順7. メッセージ(本文)を作成

テキストのみの場合は、メッセージの欄にそのまま入力します。任意のフィールドや演算子を使う場合は、メッセージの欄の右にある [▶] をクリックし、 [計算式の指定…] を選択して編集します。以下は、年賀状メールの場合のメッセージ例です。カスタマイズ方法はこちらをご覧ください。

メッセージ: 表示名 & “ ” & 敬称 & ¶ &
¶ &
“あけましておめでとうございます。¶

Powershift より”

作成したメッセージをテキストファイルに保存しておけば、次回のメール送信時にそのファイルを指定することができます。Mac でファイルを保存する際は、ファイルのエンコーディングを「日本語 Mac OS」か「Shift_JIS」にします。「UTF-8」の場合は文字化けする場合があります。

保存したファイルを指定するには、メッセージ欄の右にある [▶] をクリックして [ファイルからテキストを挿入…] を選択し、メッセージを記述したファイルを指定します。

添付ファイルを送信したい場合は、[ファイルを添付] をチェックし、添付ファイルを指定します。FileMaker Server の場合は、「../FileMaker Server/Data/Documents」フォルダに添付ファイルを用意します。

手順8. メールの作成/送信を実行

「メールを送信」ダイアログの下にある [OK] をクリックします。

メール送信ダイアログから送信する場合は、即座に送信されますのでご注意ください。トピックやメッセージを確認したい場合は、以下の何れかの方法をお試しください。

  • 送信経由を「電子メールクライアント」にしている場合
    宛先を自身のメールアドレスのみにするか空にして送信テストすることをおすすめします。宛先が空の場合は、メールソフト側で送信ステップが停止しますので、メールの内容を確認することができます。
  • 送信経由を「SMTP サーバー」にしている場合
    宛先を自身のメールアドレスのみにして送信テストすることをおすすめします。

送信メッセージの例

以下は、メールの送信者が「Powershift」、送信者のメールアドレスが「support@powershift.ne.jp」、対象レコードが5件のときのメッセージ例です。

1件目の電子メールは以下のとおりです。

メールヘッダー Return-Path: support@powershift.ne.jp
From: Powershift <support@powershift.ne.jp>
Subject: 山田 太郎 様、あけましておめでとうございます
Date: (送信日時)
To:  (宛先で指定したメールアドレス #1)
メール本文
山田 太郎 様

あけましておめでとうございます。

Powershift より

2件目の電子メールは以下のとおりです。

メールヘッダー Return-Path: support@powershift.ne.jp
From: Powershift <support@powershift.ne.jp>
Subject: 山田 花子 様、あけましておめでとうございます
Date: (送信日時)
To:  (宛先で指定したメールアドレス #2)
メール本文
山田 花子 様

あけましておめでとうございます。

Powershift より

3件目の電子メールは以下のとおりです。

メールヘッダー Return-Path: support@powershift.ne.jp
From: Powershift <support@powershift.ne.jp>
Subject: 田中商店 様、あけましておめでとうございます
Date: (送信日時)
To:  (宛先で指定したメールアドレス #3)
メール本文
田中商店 様

あけましておめでとうございます。

Powershift より

4件目の電子メールは以下のとおりです。

メールヘッダー Return-Path: support@powershift.ne.jp
From: Powershift <support@powershift.ne.jp>
Subject: 鈴木 一郎 様、あけましておめでとうございます
Date: (送信日時)
To:  (宛先で指定したメールアドレス #4)
メール本文
鈴木 一郎 様

あけましておめでとうございます。

Powershift より

5件目の電子メールは以下のとおりです。

メールヘッダー Return-Path: support@powershift.ne.jp
From: Powershift <support@powershift.ne.jp>
Subject: 株式会社○○○ 様、あけましておめでとうございます
Date: (送信日時)
To:  (宛先で指定したメールアドレス #5)
メール本文
株式会社○○○ 様

あけましておめでとうございます。

Powershift より

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