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前ページでは、エクセルで作成した住所録をインポートする方法について解説しました。ここからは、インポート後のデータを修正する方法について解説します。

11. カード画面を開く

この例のエクセルの住所録は、姓名が一つのセル、住所は二つのセルで管理されています。できるだけ PA 用に編集することをおすすめします。エクセルの住所録が、あらかじめ PA 用のフィールドに分割されていた場合(姓、名、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等)は、以降の作業は不要です。

複数のレコードの姓名とそのふりがなを一括して分割

12. 姓名や誕生日を分割

姓と名の間にスペースがあれば、姓名とそのふりがなを簡単に分割することができます。スクリプトメニューの「姓名を分割…」を実行します。その他、1970/5/1 のような連結した誕生日を「誕生年」や「配偶者_誕生年」などにインポートした場合は、「誕生年月日を分割…」を実行します。移行後の便利な機能はこちらをご覧ください。

姓名や生年月日(誕生日)の分割が可能

13. 姓名や誕生日の分割はインポートしたレコードを一括して処理可能

インポート直後は、インポートされたレコードが対象レコード(処理対象レコード)に

14. 姓名や誕生日の分割を確認

姓と名の間にある隠しボタンでも分割可能

15. 住所を分割

郵便番号データベースを使って簡単に入力

16. 郵便番号データベースから転載

[住所] は住所のみ、[全て] は郵便番号と住所、大口事業所の場合は事業所名も転載

17. 番地や建物名等をそのままに

大口事業所の場合は番地まで転載されます

18. 番地や建物名等を編集

番地や建物名等を編集します。以降のレコードも同様に編集します。

以降のレコードも同様に編集

以上です。

PA の住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等の6つに分かれています。分割して入力しなくても、住所録の管理や宛名印刷は可能です。必ずしも6つの分割を強要するものではありませんが、分割して管理しておけば、宛名の住所がより美しいレイアウトになるほか、数種類の分割/連結データが自動生成され、住所データの再利用やフォーマット変換が容易になります。

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1 コメント

  1. 手順2の列名の編集方法、手順12の姓名や誕生日の分割方法を加筆修正。姓名とふりがな、本人や家族の誕生日は自動で分割可能です。住所は、郵便番号と番地以降のデータさえあれば、ボタン操作で分割可能です。

    分割可能な生年月日は以下のとおりです。
    形式は、YYYY/MM/DD、MM/DD/YYYY、MM/DD 対応。
    誕生年は、西暦または和暦対応。
    和暦は、M/T/S/H、明/大/昭/平、明治/大正/昭和/平成、元年、全角半角対応。
    数字は何れも半角全角対応。

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